Dalam bekerja, pasti banyak di antara kamu yang ingin bisa bekerja dengan baik, efektif, dan lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan. Pada artikel saya kali ini saya ingin berbagi sedikit tentang cara menyusun prioritas kerja, agar ada lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan tepat waktu dan sebaik mungkin.
Cara Menyusun Prioritas Kerja
Sebelum meneruskan membaca tulisan saya tentang cara menyusun prioritas kerja, ada baiknya kamu membaca terlebih dahulu tulisan lain saya mengenai Cara Tingkatkan Produktivitas Kerja dengan membuat rencana mingguan.
Mengapa? Karena kedua tulisan ini berhubungan dan saling mendukung. Saat menyusun rencana mingguan, kita juga perlu menetapkan rencana kerja harian.
Di saat yang sama, kita juga perlu menyusun rencana kerja harian tadi berdasarkan skala prioritas agar ada lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam satu hari.
Cara Menyusun Prioritas Kerja dengan Diagram Prioritas
Memang menentukan prioritas kerja berdasarkan diagram prioritas ini bukanlah hal baru. Kalau kamu pernah mendengar nama Covey ataupun Eisenhower, nah mereka itulah yang mencetuskan matrix atau diagram prioritas ini.
Diagram ini terbagi dalam 4 kolom atau 4 bagian dan di setiap bagian itu kita perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan urutan: sangat penting, penting, sedang, tidak penting.
Untuk langkah awal, sediakan satu halaman kosong agenda atau kertas. Buat 4 kotak sama besar. Dua kotak di sisi kiri beri angka I (sangat penting) dan II (penting), kemudian dua kotak di sisi kanan beri angka III (sedang) dan IV (tidak penting).
Lalu bagaimana cara mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan tingkat penting dan tidak pentingnya? Berikut ini saya coba bagikan sedikit cara yang saya pelajari dari membaca matrix Covey dan Eisenhower, antara lain:
Pekerjaan yang Membutuhkan Fokus Tinggi
Untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi dengan tingkat kesulitannya juga tinggi, maka ini masuk dalam pekerjaan sangat penting. Apalagi jika dampak / hasil dari pekerjaan ini besar, sesuailah dengan effort yang dikeluarkan.
Bagaimana cara mengetahui, apakah suatu pekerjaan masuk dalam pekerjaan sangat penting? Coba perhatikan beberapa detail berikut:
- Tingkat kesulitan.
- Lamanya pengerjaan.
- Deadline pekerjaan singkat.
- Hasil / fee besar
Jika pekerjaan masuk dalam diagram I (diagram sangat penting), kita harus fokus dalam bekerja dan penggunaan waktu bekerja perlu lebih efektif. Itu sebabnya, kita perlu menjauhkan diri dari segala macam gangguan, seperti menutup akses panggilan telepon, mematikan notifikasi email dan media sosial. Bahkan dalam waktu yang telah kita tetapkan sendiri untuk mengerjakan pekerjaan ini, sebaiknya tidak menerima tamu.
Berapa lama waktu yang diperlukan untuk bisa melakukan pekerjaan ini setiap harinya? Menentukan waktu ini tinggal sesuaikan saja dengan kemampuan diri sendiri. Namun idealnya, orang bisa bekerja dalam tingkat fokus yang tinggi dalam waktu 60-120 menit / hari.
Pekerjaan Penting yang Mudah Dikerjakan dan Hasil Besar
Saya meletakkan kelompok pekerjaan penting yang mudah saya kerjakan dan memberi hasil yang besar ini di diagram II (penting). Untuk tahu mana saja pekerjaan yang masuk dalam kelompok ini, coba perhatikan lebih detail hal-hal berikut:
- Pekerjaan mudah dikerjakan.
- Tidak butuh waktu lama saat mengerjakan.
- Sesuai dengan keahlian
Cara mengerjakan pekerjaan di diagram ini, cobalah tetapkan jangka waktu tertentu, misalnya 3 jam, untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus.
Contoh-contoh pekerjaan penting yang mudah dikerjakan dan bisa memberi hasil besar, antara lain: membuat proposal kerja sama yang sudah pasti hasilnya, menyelesaikan satu desain, menyelesaikan satu artikel, merancang konsep untuk meeting, membuat penawaran harga, membuat konsep produk / jasa, dan sebagainya.
Pekerjaan dengan Upaya Tinggi Jika Dikerjakan Sendiri
Pada diagram III yang saya sebut dengan kelompok pekerjaan sedang, saya akan memasukkan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan usaha atau effort besar. Memakan banyak waktu kalau saya yang mengerjakannya karena tidak sesuai dengan skill (kemampuan) yang saya miliki.
Untuk pekerjaan seperti ini, alangkah lebih baik jika kita mendelegasikannya kepada orang lain yang memiliki kemampuan, sehingga pekerjaan bisa selesai lebih cepat. Kita sendiri tak perlu membuang waktu banyak.
Nanti ketika orang yang mendapatkan delegasi dari kita untuk mengerjakannya selesai, kita tinggal memeriksa atau mengoreksi sesuai standar kita saja.
Cara menentukan jenis pekerjaan di diagram III bisa dengan menjawab beberapa pertanyaan ini:
- Adakah aplikasi yang bisa saya gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien?
- Saya punya kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut sendiri atau butuh bantuan orang lain?
- Apakah saya akan bahagia saat mengerjakannya atau akan menjadi lebih stres dengan pekerjaan ini?
- Bisakah saya mendelegasikan pekerjaan ini ke orang lain atau adakah orang lain yang akan dengan senang hati mengerjakannya?
Pekerjaan yang Membutuhkan Upaya Kecil dan Hasil Kecil (Belum Pasti)
Diagram IV atau diagram untuk pekerjaan tidak penting bisa kita isi dengan hal-hal yang paling sering mengacaukan jadwal kerja harian kita.
Pekerjaan seperti ini sering sekali kita lakukan dan tanpa sadar menghabiskan (membuang) banyak sekali waktu. Akibatnya, pekerjaan lain yang lebih penting jadi tertunda. Pekerjaan apa saja yang masuk dalam kelompok pekerjaan tidak penting?
Sebenarnya yang namanya pekerjaan pastilah penting semua. Namun ada pekerjaan-pekerjaan yang sebenarnya termasuk wasting time jika kita tidak mengelolanya dengan baik.
Contohnya: membalas email, menelepon rekan lama untuk silaturahmi, membalas notifikasi di media sosial, blogwalking, membaca surat penawaran, dan sebagainya. Pekerjaan ini bisa saya lakukan sembari menunggu bus, di sela jam rapat, jam istirahat kerja, atau ketika sedang luang. Artinya, untuk pekerjaan yang masuk di diagram IV, lakukan saat ada waktu luang di antara waktu-waktu padat.
Cara Menyusun Prioritas Kerja ini hanyalah sedikit trik agar kita bisa lebih mengefisienkan penggunaan waktu. Jika ada cara lain, bolehlah berbagi di kolom komentar ya. Selamat menyusun prioritas kerja. Semoga bermanfaat.
Selama ini aku nggak pernah nulis urutan prioritas kayak gini, setiap hari pasti nulis to do list dan karena TANPA prioritas malah seringnya banyak yang nggak terselesaikan. Bener banget, ada hal hal yang bias dilakukan dengan hal lain, misal membalas email, bw. etc sambil nonton youtube atau tutorial. Terima kasih tipsnya.
Terimakasih banyak infonya, sukses terus..
Alhamdulillah sudah mengaplikasikan menyusun pekerjaan yang prioritas dan rasanya jadi lebih santuy. Karena segala sesuatunya sudah tertata danterjadwal.
Iya bener banget kadang pekerjaan diagram IV, masih bisa disambil disela-sela waktu tapi kadang juga ku suka menyiapkan waktu khusus untuk melakukannya.
saya termasuk salah satu yang sering banget ngerjain deadline mepet2 hahaaa bukan karena nggak bisa ngatur waktu tapi kerjaan kantor dan rumah tuh lumayan menyita waktu 🙁
Wah, ini mindblowing banget mba Mon.
Karena selama ini kadang aku ngerjain tugas tuh ngalirrr aja.
padahal, seharusnya bs pake skema prioritas kerja ya
supaya makin efektif dan efisien ye kan
hidupku setiap hari penuh dengan pilihan prioritas, jadi lama – lama terbiasa dengan making choices. Membantu juga untuk melihat pilihan yang ada dan mempertimbangkan mana yang comes first
kalo aku prioritas yang deadline nya paling mepet dulu, terus liat juga yang ada fee nya lumayan. hihi..
kalo yang deadline masih panjang, belakangan aja. 😀
Contoh seperti di atas, sama seperti yang atas aku paparkan di meeting minggu lalu. Jdinya kita tau skala priotitasnya ya mak, mana yang harus didahulukan
Noted banget nih, jadi reminder banget, apalagi ketika ngerjain pekerjaan penting suka teralih ke kerjaan yang nggak penting, ngecek-ngecek medsos dan lain-lain
Aku termasuk yang terbiasa buat catatan untuk pekerjaan. Mana yang harus diutamakan, mana yang bisa ntar. Mana juga yang susah dan mana yang bisa ditangani cepat. Ini ngebantu kerja selama ini.
Baiknya memang fokus ke hal penting dengan dampak atau hasil besar tapi … kadang kebiasaan procrastinate ini yang membuat planning ajur. Hehe … itu sih saya.
Wah tengkyuuu mbak, emang yang namanya pekerjaan kalau gak dicatat dan direncanakan dengan baik bisa2 amburadul
Apalagi zaman WFH kyk skrng kadang aktivitasnya nyampur sama kerjaan rumah tangga, jd suka gak fokus dan malah bikin endingnya gak selesai huhu
Owalah kalau mbak Monic ngerjain yg penting tp gampang dulu baru yg susah berikutnya ya, kalau aku sebaliknya hehe, yg agak susah dulu baru yang gampang 😀
Yg penting dikerjain yaa jgn dibiarin aja hehehehe
Jadi setelah menyusun diagram ini, bisa lebih memilih mana yang didahulukan ya..
Jadi semakin produktif dan hasilnya bisa maksimal.
Kadang tuh…mementingkan sesuatu, ternyata ada yang lebih urgent. Kan jadi gak maksimal.
Bagus banget kak Monic tipsnya.
Jadi inget bukunya kak Monic.
Diagram dari Covey Eisenhower ini sangat membantu ya mba. Aku jadinya lebih aware sama skala prioritas aku. Thx 4 sharing <3
Butuh nggak butuh ya cara ngatur skala prioritas begini buat ibu-ibu macam saya. Kalau ga diatur, cuma berjalan seperti biasa aja sehari2, jadi kayak habis waktunya. Jadi kayaknya saya perlu juga nih ngatur prioritas kerja biar keliatan mana kerjaan rumah yang penting dan bisa ditunda.
Jadi pengen praktik utk 4 pekerjaan yang diberikan di waktu yang sama dengan DL pengerjaan yang sama juga. Masuknya ke diagram mana ya?
wah thanks buat sharing diagramnya mbaa.. kurasa ini bermanfaat buat siapapun termasuk ibu rumah tangga seperti aku. soalnya, kami pun juga perlu menyusun prioritas, atur tenaga dan managemen waktu juga