Mengukur dan Menganalisis Produktivitas Karyawan dari Jam Kerja

Mengukur produktivitas karyawan dapat membawa perubahan penting dalam cara perusahaan beroperasi. Ini secara positif mempengaruhi tingkat kerja mikro (karyawan) dan makro (perusahaan). Sementara pengukurannya sendiri meliputi metode umum yang digunakan, metode jam kerja, dan pengukuran melalui tujuan.

Artikel ini akan membahas pengukuran produktivitas karyawan dari metode jam kerja. Apa maksudnya? Berikut lebih lengkapnya.

Apa itu Produktivitas dalam Bisnis?

Produktivitas dapat dengan mudah disalahartikan sebagai efisiensi dalam produksi. Produksi adalah jumlah keluaran berdasarkan masukan. Jadi menghitung berapa banyak output yang Anda peroleh berdasarkan waktu, sumber daya, dan uang yang diinvestasikan sebenarnya bukanlah produktivitas.

Produktivitas adalah seberapa efisien sumber daya, uang, dan waktu digunakan untuk menghasilkan keluaran. Sebagai dasar berikut ini adalah rumus untuk mengukur produktivitas karyawan:

Output / Input = Produktivitas

Input adalah jumlah unit (tenaga kerja, jam kerja, energi, uang) yang diinvestasikan dalam memproduksi barang atau menyediakan layanan. Sementara output adalah jumlah barang yang diproduksi atau jasa yang diberikan, berdasarkan jumlah inputnya. Misalnya, seorang desainer menghabiskan tiga jam kerja untuk menghasilkan lima draf logo perusahaan.

Namun, mengukur produktivitas tidak pernah sesederhana menggunakan model output / input. Lalu, metrik apa yang baik untuk mengukur produktivitas karyawan?

Cara Mengukur Produktivitas Karyawan dari Jam Kerja

Bagi seorang manajer proyek, pekerjaan bisa menjadi sesuatu yang berbeda setiap hari. Sewaktu-waktu, mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka menjawab email, menghubungi klien, dan menghadiri rapat kantor.

Sementara hari berikutnya, mereka dapat menganalisis kemajuan proyek, mengubah tenggat waktu, mendiskusikan langkah lebih lanjut dengan pimpinan departemen, dan banyak lagi.

Untuk pegawai toko, sepertinya tugasnya sudah diketahui – menjual produk. Namun, mereka juga harus menyimpan rak, mengumpulkan uang di akhir shift, mengurus dokumen terkait restock, menerima pengiriman, membersihkan, dan lain-lain.

Jadi, untuk mengukur produktivitas secara akurat, Peter F. Drucker mengklaim untuk memulai dengan menanyakan hal-hal berikut:

• Apa tugasmu?
• Apa yang seharusnya menjadi tugas sehari-hari?
• Kemunduran apa yang membuat tugas Anda lebih sulit?
• Langkah mana yang harus dihilangkan?

Hanya ketika seorang karyawan merenungkan pertanyaan-pertanyaan ini barulah mereka dapat mulai melepaskan langkah-langkah yang tidak perlu yang menghambat produktivitas. Jawaban ini akan membantu mereka menemukan cara untuk mengatasi masalah tertentu, membantu meningkatkan produktivitas.

Sementara itu, jam kerja tampaknya menjadi unit input yang paling umum saat menghitung produktivitas karyawan. Tempat kerja modern mengharuskan pekerja untuk melakukan tugas yang tidak selalu menjadi fokus dari deskripsi pekerjaan mereka. Dalam kasus ini, tanggung jawab lain termasuk menghadiri rapat mendadak, menjawab email, memantau kemajuan perekrut baru, dll.

Jadi, mengukur jam kerja tampaknya menjadi cara yang paling handal, karena karyawan juga dibayar per jam. Metode jam kerja memiliki tiga sub kategori: jam produktif , unit per jam, dan jam per unit.

1. Jam Produktif

Untuk mengukur produktivitas melalui jam produktif, berarti Anda hanya akan fokus pada waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas yang diberikan kepada mereka. Satu-satunya cara untuk mengumpulkan informasi ini secara akurat adalah dengan download aplikasi attendance management seperti Talenta.

Anda memperkenalkan aplikasi attendance management di seluruh perusahaan dan meminta orang-orang mulai menghitung waktu sendiri untuk setiap tugas penting. Produk tertentu, seperti Talenta, dapat menyesuaikan pelacakan waktu sesuai kebutuhan perusahaan.

Kemudian Anda dapat menggunakan berbagai fitur manajemen waktu dan pemberian tugas untuk melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu, vs waktu yang dihabiskan untuk tugas yang tidak berkontribusi pada kemajuan proyek.

Sistem penugasan di Talenta menunjukkan tugas mana yang mendapatkan waktu paling banyak atau paling sedikit.

2. Unit per Jam

Sekali lagi, untuk dapat menggunakan rumus produktivitas, kita harus memutuskan apa yang kita gunakan sebagai input dan output. Misalnya, sebuah perusahaan telah menghasilkan produk senilai 130 juta rupiah dalam empat bulan yang membutuhkan 15 karyawan, 22 hari kerja sebulan, dan 8 jam kerja per hari.

Outputnya 130 juta rupiah. Input adalah akumulasi jam yang dibutuhkan karyawan untuk menghasilkan pendapatan tersebut. Jadi, kita perlu menghitung inputnya terlebih dahulu. Output yang ditentukan adalah 130 juta, tetapi untuk mengetahui berapa jam yang dibutuhkan untuk menghasilkan modal, perlu mengalikan nilai semua faktor. Hasilnya adalah 10,560 jam untuk membuat produk.

Lalu, untuk mendapatkan nilai produktivitas, kita perlu membagi kedua nilai tersebut. Kemudian kita dapat melihat bahwa 22 karyawan memproduksi 12,3 unit per jam dalam kurun waktu 4 bulan. Perhitungan semacam ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang kompleks, seperti Sony, Volkswagen, Siemens, Bosch, dll.

3. Unit per Jam

Untuk menghitung berapa banyak unit yang dihasilkan karyawan per jam, kita hanya perlu membalik rumus produktivitas di atas. Jika mereka membuat 12,3 unit per jam, maka kita harus membagi 60 menit dengan 12,3.

Rumus ini berlaku jika Anda ingin menghitung, misalnya, jumlah panggilan penjualan yang dilakukan setiap penjual per jam, atau dalam pemasaran jarak jauh dan layanan pelanggan. Ini juga cocok untuk bisnis manufaktur kecil, dan pekerjaan seperti dok, pemuatan, pemrosesan makanan, dll.

Hal yang perlu kamu ketahui, metode yang paling banyak digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan adalah seberapa baik mereka mengelola waktu mereka. Apakah mereka mengambil lebih banyak atau lebih sedikit waktu untuk tugas tertentu, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk hal-hal kasar, atau terbuang percuma. Studi yang dilakukan dapat mengungkapkan banyak hal tentang kebiasaan karyawan, termasuk bagaimana cara meningkatkan produktivitas.

Sesuatu yang sederhana seperti laporan absensi otomatis dari Talenta dapat memberi Anda gambaran umum yang bagus tentang seluruh tim dan kontribusi setiap karyawan terhadap produksi secara keseluruhan. Yuk, download aplikasi attendance management atau coba demo gratis Talenta sekarang juga.